【人事による回答例】インバスケット演習の対策とコツ（昇格試験）

昇格試験でインバスケット試験を受ける人で、このような悩みを抱えている人は、この記事を読んで欲しい。

インバスケットは、私自身、昇格試験の時に一番苦しまされた。。

とにかく時間が無く、正しい解き方を知らないとタイムアップで全然合格点に達することができない。

私は会社の人事部でインバスケット試験の運営に長く従事し、インバスケット試験の対策と攻略について知見を深めてきた。

私の信念として、昇格試験なんかで深く悩むことは、人生において非常にもったいない。

もっと悩むべき大切なことは他にある。

なので、さくっと合格するために、インバスケットの対策について解説する。

1. はじめに：インバスケット試験とは何か？

インバスケット試験は、昇格試験・昇進試験の一つとして実施される。

対策するための事前知識として、インバスケット試験の概要について説明する。

(1) インバスケット試験とは何か

人材評価の分野において、インバスケット方式は極めて有効な手法の一つとして知られている。

この手法は、現実の職務環境を模した状況下で被評価者の行動を観察し、その対応力を測定するものである。

具体的には、管理職の日常業務を再現した環境において、未処理の案件が山積する「インバスケット」と呼ばれる箱が用意される。

被評価者は、これらの案件に対して適切な判断を下し、処理を完了させた後に「アウトバスケット」へと移動させる作業を行う。

試験では次のような流れとなる。

インバスケット方式の特徴は、単なる知識の量を測るのではなく、実務に即した判断力や問題解決能力を総合的に評価できる点にある。

(2) インバスケット試験の合格率は平均10%前後

昇格試験におけるインバスケット試験は、合格率はどの程度か？という質問をよく受ける。

各会社が設定する評価基準や昇進者の員数にも左右されるが、この試験に限れば合格率は平均10%前後というのが実情である。

2. インバスケット試験の内容

インバスケット試験の内容を簡潔に説明すると、次のとおり。

各項目を詳しく説明する。

(1) 「上位の役職者になりきること」

試験問題で指定された「上位の役職者になりきること」が絶対的に求められる。

従って「私ならこうする・・・」とか「・・・こうすべきである」といった傍観者的なアプローチでは、合格点には達しない。

あくまでも自分が上位の役職者として主役に徹し、問題に取り組むこと。

(2) 「架空の条件と状況」

一般的なインバスケット試験では、20件の未読受信メールが提示される。

差出人は上司、部下、同僚、他部門の関係者、顧客、下請業者、資材購入先、関係官公庁等々の通常業務で接点のある利害関係者ばかりでなく、予期せぬ差出人からのメールも含まれている問題もある。

そして、そのメールの内容は千差万別で、あらゆる条件と状況を把握しながら案件処理をする必要がある。

(3) 「限られた時間内に」

インバスケット試験では、この制限時間が合格への関門のひとつである。とにかく圧倒的に時間が足りない。
私が初めてインバスケット試験を受けたときは、20件のメールと付属の資料に目をとおすだけで、60分の制限時間の50分以上を要し、回答はほとんど何も書けなかったという苦い経験がある。

このインバスケット試験は、質・量ともに全答できる試験ではないし、全答することが必須ということでもない。

ここで大事なことは、メールの優先度（緊急度・重要度）を素早く判断し、回答の時間を十分確保することである。

(4) 「役職者に求められる能力を、高いレベルで発揮できるか」

前述したとおり、インバスケット試験は現在保有している知識の量や質、あるいは技能の巧拙を問うものではない。

いわば、受験者の上位役職者としての資質を、事前に推し量ろうとする試験である。従って20の案件について、役職者として適切な判断や言動が回答書に表現されていれば、合格点に近づいていくのである。

このことはインバスケット試験を知るうえで最も重要なことで、次項以降にいま少し解説したい。

3. インバスケット試験の目的

では、インバスケット試験の目的とは、一体どんなものであろうか。

インバスケット試験の目的を、人事目線で解説する。

インバスケット試験実施の目的を解説

つまり、仮に現在係長の職にある受験者が課長職になったら、課長職として必要な能力を発揮できるかどうかを、事前に観察しようとする試験である。

では、なぜこんな試験が必要なのか。

知識やスキルをたくさん習得していても、これらを実践で使えるかどうかは別問題である。

勉強を重ね、研修会に出席し、上司や先輩から教えを受け、多くの知識やスキルが蓄えられる。ところが、これを日常業務のなかで活用しているか、実践できているか、といわれると、なかなか難しい現実がある。

しかし、優秀といわれる役職者の行動パターンを観察すると、これらを巧みに活用し、実践行動に結びつけ成果をあげていることがよく知られている。

従って、インバスケット試験は、保有すべき知識やスキルを測るものでなく、上位の役職者として、職場で実際に能力を発揮できるかどうかを計測しようとすることが目的である。

4. インバスケット試験の評価項目

インバスケット試験がなぜ難しい試験だといわれるのか？

それは、インバスケット試験には、問題に対する「解答」とか「正答」が存在しないからである。

そのため、インバスケットの対策は難しい。

この事実がインバスケット試験を難しくし、かつての私もそうであったように、小手先の試験対策だけに終始している受験者がインバスケット・トラップ（罠）に引っかかる。

では、解答や正答がないインバスケット試験では、一体何がどのように評価されるのであろうか？

インバスケット試験の評価項目は４つ

結論、以下の４つの要素で評価される。

インバスケット試験で重要なことは、これらの要素について

という試験であることを理解することだ。

従って、インバスケット試験では

• 「問題を適切に発見した回答が正解」
• 「優れた対策を記述した回答が評価される」

といった他のアセスメント試験とは若干、評価内容が異なるといえる。

5. インバスケット試験の形式

ここではインバスケット試験が、どんな形式で実施されるのかについて解説する。

(1) インバスケット試験の全体形式

• 受験者は大きな会議室などで一斉に受験することが多い
• ただし、コロナ禍のときから、オンライン受験で開催する企業も増えてきている
• 試験時間は概ね60分から90分が標準的
• 試験問題と回答用紙が配られ、回答形式は「記述式」を採用する会社が多い
• ちなみに、回答形式は「選択式」もあるがあまり採用されていない

(2) インバスケット試験の問題形式

試験問題は、概ねどの試験でも次のような構成になっている。

回答の指示書には次の事項が明確に示されている。

インバスケット試験はゲームであるから約束事がいくつかある。これらが抜け落ちると評価されない。

指示書に記載されている内容はほぼ上述のものと同一なので、事前に頭に叩き込んでおこう。

6. インバスケット試験の例題と回答例

ここでは、昇格試験で出題されるインバスケット試験の例題を紹介して、イメージを掴んでもらう。

(1) インバスケット試験の例題

受験者の立場と状況

① あなたの会社は、家庭用のキッチン用品を製造販売する都内のメーカーで、あなたは「営業部本社営業課 係長」から「営業部本社営業課長」に最近昇進したばかりである。

② 会社組織は「総務部」「経理部」「営業部」「製造部」「配送部」で構成され、あなたの所属する営業部の指揮系統は下図のとおりである。

部下からのメール（案件）

ある晩、あなたが出張先から本社に戻ると、留守中に直属の部下である名古屋営業所長より次のメールが届いていた。

あなたは「本社営業課長」になりきって、この案件に対応することが求められている。
なお、本日は20XX年5月27日で、時刻は現在夜の7時である。

(2) インバスケット試験の回答例

回答例から学ぶコツは、落ちる回答例と受かる回答例を両方見て、違いを学ぶことが一番である。

これらの回答例は具体的なパターンで解説した方がイメージが湧きやすいので、以下のnoteで解説している。

• ５パターンの落ちる回答例
• ３案件の模範回答例（無料特典）

で具体的な回答の仕方とコツを解説している。

>> 昇格試験・インバスケット試験の例題と落ちる回答例5パターン

7. インバスケット試験の対策（試験本番の対策）

インバスケット演習では、管理職に求められる多面的な能力を評価される。この試験を合格するための対策と、各項目ごとに具体的な対策について詳細に解説する。

インバスケット試験の対策は以下の８つのポイントを意識することである。

(1) 明確かつ一貫した方針の策定

マネジメント層として、組織全体を導く明確な方針を持つことが不可欠である。この方針は、個々の決定や指示の基盤となり、一貫性のあるリーダーシップを発揮する上で極めて重要である。

方針策定のプロセス：

明確な方針を持つことで、複雑な状況下でも迅速かつ的確な判断が可能となり、組織全体の方向性を一致させることができる。

(2) 戦略的な優先順位の設定

多岐にわたる案件に対処する際、効果的な優先順位の設定は必須。単純な緊急度と重要度の二軸による評価をベースに優先順位を決める。

優先順位設定の考慮要素：

これらの要素を総合的に評価し、組織の方針に沿った優先順位付けを行うことで、限られたリソースを最適に配分し、最大の効果を得ることができる。

(3) 案件間の関連性の徹底的な分析

インバスケット演習では、一見無関係に見える案件が実は密接に関連していることがある。全体像を俯瞰し、案件間の関連性を見出す能力は、効果的な問題解決において極めて重要。

関連性分析のアプローチ：

この分析により、個別対応では見落とされがちな根本的な問題や、複数の案件を同時に解決できる機会を発見することができる。

(4) 厳密なタイムマネジメントの実践

限られた時間内で最大限の成果を上げるためには、厳密な時間管理が不可欠である。これは単なる時間配分だけでなく、効率的な作業プロセスの確立も含む。

時間管理の具体策：

厳密な時間管理を実践することで、全案件に対して適切な時間を割り当て、バランスの取れた対応が可能となる。

(5) 体系的な判断プロセスの確立

マネジメント層には、複雑な状況下での迅速かつ的確な判断が求められる。そのためには、明確で再現可能な判断プロセスを確立することが重要である。

判断プロセスの手順：

このプロセスを意識的に実践することで、感情や直感に左右されない、論理的で説明可能な判断を下すことができる。

(6) 効果的なリソース管理の実現

人的リソースや時間的制約を考慮した指示を出すことは、計画の実行可能性を高める上で極めて重要である。組織図やスケジュールを常に参照し、現実的な計画を立てることが求められる。

リソース管理のポイント：

適切なリソース管理により、無理のない実行計画を立て、チーム全体の生産性を最大化することができる。

(7) 具体的かつ実行可能な指示の重要性

抽象的な指示では部下は動けない。5W3H（When, Where, Who, Why, What, How, How many, How much）を意識した、具体的で実行可能な指示を出すことが重要である。

効果的な指示の要素：

これらの要素を含む指示により、部下は自信を持って行動し、期待される結果を達成する可能性が高まる。

(8) 包括的なフォローアップ体制の構築

指示を出した後の進捗管理や結果確認の方法を予め定めておくことは、プロジェクトの成功に不可欠である。特に長期不在の設定がある場合、適切な報告体制を構築することが重要となる。

フォローアップ体制の要点：

適切なフォローアップ体制により、不在時でもプロジェクトの継続的な管理が可能となり、最終的な成果の質を確保することができる。

8. インバスケット試験の対策（長期の対策）

前項では、試験本番時のインバスケット対策のポイントを解説した。ここでは、長期目線でのインバスケットスキルの向上について解説する。

高度な情報処理能力のトレーニング

インバスケット演習の核心は、大量の情報を迅速かつ正確に処理する能力にある。この能力を向上させるためには、日常的な訓練が効果的。

具体的な方法：

これらの習慣により、単なる速読ではなく、本質を捉える読解力と情報の取捨選択能力が養われる。さらに、様々な文章に触れることで、色々なパターンの設問に対応できるスキルが身に付く。

9. インバスケット試験の事前準備

インバスケット試験を受験することが決まったら、できるだけ早いうちから次の準備を始めることを推奨する。

(1) 受ける試験の内容の確認

インバスケット試験は目指す役職者のレベルに応じて、試験内容が変わることが一般的である。読者がどのレベルの試験を受けるのか、そして少なくとも試験形式や案件数、制限時間は事前に調べておきたい。

昇進試験にインバスケット試験を採用している会社では、毎回その試験の趣旨や内容が大きく変わってしまうことはまずないだろう。上司はもちろん受験経験者や人事部に積極的に問い合わせて、確認しておくことが得策である。

(2) 問題集と信頼のおける解説書の入手

練習するために、問題集を入手することを勧める。闇雲に解いても合格できる回答が作れるようにはならないので解説付きのものがよい。

noteにて簡単な例題と落ちる回答例を解説しているので、興味があれば。

>> 昇格試験・インバスケット試験の例題と落ちる回答例5パターン

(3) アドバイスしてくれる第三者

インバスケット試験は「上位の役職者になりきって」問題に回答することが求められる。受験者は「現在の役職の立場で」案件に臨むことは得意でも、「上位の役職者の立場で」となると、これはなかなか難しい。現実問題として、単に過去問を解き、解説書を読んでもピンとこないことが多い。上位の役職者の経験がないのだから、それは当然であり、これがまさにインバスケット試験の難しさなのである。

そこで、事前勉強にあたっては、アドバイスをもらえる第三者を探しておくことを勧める。インバスケット試験の合格経験者で、上位の役職者に指導してもらうと、多くの「気づき」に出会い合格への力がぐっと増す。インバスケット試験は絶対の解答や模範解答がない試験だけに、経験者のアドバイスは極めて有効である。

もし身近にアドバイスしてくれそうな適任者がいない場合は、あなたの視座を引き上げ、インバスケット上で加点を取りながら回答できるポイントを教材にまとめているので、そういった教材でしっかり勉強して欲しい。

10. まとめ

私の経験をもとにインバスケット試験の対策について解説した。

インバスケット試験は「ゲームである」とも述べたが、完璧を目指すのではなく、ポイントを押さえて対応した方が結果として合格しやすい。

他にも面接試験などの対策のあるので、インバスケットはサクッと対策するといい。

本ブログを参考にして、読者の健闘を祈りたい。

合格する確率を少しでも上げたい方は、以下のnoteを参照のこと。